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Nuovo regolamento privacy- Registro trattamento attività: istruzioni Miur ed esempi compilazione

Il Ministero dell’istruzione , con nota n. 877 del 03/08/2018,
ha trasmesso alle scuole uno schema di Registro delle attività di
trattamento per le istituzione scolastiche, previsto dal Regolamento
europeo sul trattamento dei dati personali.
Al fine di aiutare le scuole nella compilazione del Registro sono state pubblicate
anche una Guida operativa,e una nota che illustra la metodologia utilizzata
per la compilazione del Registro delle attività di trattamento rispetto ai
processi gestiti dalle istituzioni scolastiche.

Le attività di trattamento, che devono svolgere le scuole, sono 6 e sono
descritte nel file Excel denominato:
“Registro dei Trattamenti_Esempio compilazione”.
Il Miur nella nota metodologica riporta esempi relativi ai seguenti 3 processi:
a)Gestione Iscrizioni
Le iscrizioni a scuola avvengo, dalla primaria alla secondaria, online,
tramite il sito del Miur.in funzione della categoria di dati trattati
(ad es. dati personali), delle finalità di trattamento
(es. smistamento e accettazione delle domande di iscrizione ),
della tipologia, e della modalità di trattamento
(es. applicativo SIDI vs pacchetto locale),
sono state individuate due attività:
Acquisizione e gestione domande
Si esamina la raccolta delle iscrizioni presentate on line o in
modalità cartacea, e la gestione delle stesse al fine di predisporre
le graduatorie, accettare o smistare le domande di iscrizione sulla
base della disponibilità di posti e dei criteri di precedenza deliberati
dai Consigli di Istituto.
Se la scuola usa le funzioni del portale SIDI:
il Miur è il Responsabile esterno del trattamento, essendo autorità pubblica che,
attraverso l’applicativo messo a disposizione, tratta dati personali per conto del
titolare del trattamento che è sempre in via esclusiva l’istituzione scolastica.
Se la scuola usa pacchetti locali:
il responsabile del trattamento è il fornitore informatico scelto
dall’istituzione scolastica.
In caso di iscrizioni in modalità cartacea: le scuole sono in via esclusiva
i titolari del trattamento e non c’è un responsabile del trattamento.
Acquisizione documentazione aggiuntiva
Ossia la raccolta della documentazione (obbligatoria o facoltativa) per
il perfezionamento dell’iscrizione e per la successiva gestione amministrativa
dell’alunno.
Le informazioni raccolte contengono dati comuni e categorie particolari di
dati personali (es. lo stato di salute, la fede religiosa etc ).
Tali dati sono trattati in modalità cartacea e/o mediante l’utilizzo di
pacchetti locali.
Il Responsabile esterno del trattamento, ovvero la persona giuridica che tratta
dati personali per conto del titolaredel trattamento, è il fornitore dei sistemi
informativi della scuola.
b)Gestione carriera scolastica alunni
In riferimento alla carriera scolastica degli alunni, l’attività individuata è
una soltanto:
Gestione dati alunni che consiste:
nel trattamento di dati personali relativi al percorso scolastico, formativo e
amministrativo dell’alunno , e all’erogazione di servizi aggiuntivi e
nell’aggiornamento dell’Anagrafe Nazionale degli Studenti al
fine di adempiere agli obblighi previsti dal D.M. 692/2017.
Se la scuola utilizza le funzioni del portale SIDI:
il Miur è il Responsabile esterno del trattamento, in quanto autorità
pubblica che, attraverso l’applicativo messo a disposizione, tratta dati
personali per conto del titolare del trattamento che è sempre in via esclusiva la singola scuola.
Se la scuola utilizza pacchetti locali:
il responsabile del trattamento è il fornitore informatico scelto dall’istituzione scolastica.
c) Gestione del personale docente – contrattualizzazione
La contrattualizzazione del personale docente riguarda tutte le attività di
trattamento di dati che sono fatte dalla scuola per l’assunzione del personale docente
In riferimento a tale processo, sono state individuate le 3 seguenti
attività di trattamento:
Gestione contratto a tempo indeterminato – Personale docente
Consiste nel trattamento di tutti dati personali funzionali al perfezionamento
dell’assunzione del personale docente a tempo indeterminato, con riferimento agli
aspetti relativi al trattamento giuridico ed economico ed alla verifica del
possesso dei requisiti per l’assunzione.
La suddetta attività comporta,nel trattamento dei dati personali, una contitolarità
ex art. 26 del Reg. (UE) 2016/679 del MIUR e della scuola.
Considerato che l’attività si svolge tramite funzioni SIDI, il responsabile esterno
del trattamento è il fornitore del sistema informativo del MIUR.
Gestione contratto a tempo determinato – Personale docente
Consiste nel trattamento di tutti i dati personali funzionali all’assunzione del
personale docente a tempo determinato, con riferimento agli aspetti relativi al
trattamento giuridico ed economico ed alla verifica del possesso dei requisiti
per l’assunzione.
Come nel caso del personale di ruolo, vi è una una contitolarità ex art. 26 del
Reg. (UE) 2016/679 del MIUR e della singola scuola nel trattamento dei relativi
dati personali visto che l’attività si svolge tramite funzioni SIDI e il
responsabile esterno del trattamento è il fornitore del sistema informativo del MIUR.
Gestione contratto per supplenze brevi e saltuarie – Personale docente
Consiste nel trattamento di tutti i dati personali funzionali all’assunzione
del personale docente per supplenze brevi e saltuarie,con riferimento agli aspetti
relativi al trattamento giuridico ed economico ed alla verifica del possesso dei
requisiti per l’assunzione.
L’attività comporta la titolarità esclusiva della scuola nel trattamento dei
relativi dati personali, mentre il MIUR si pone come responsabile
esterno del trattamento che, attraverso l’applicativo del portale SIDI,
tratta dati personali per conto del titolare del trattamento.